Hospitalsenhed Midt rydder op i de fysiske arkiver

500 tons arkivmateriale er i disse dage ved at blive gennemgået på hospitalerne i Skive, Hammel, Silkeborg og Viborg. Alle de gamle fysiske arkiver skal ryddes op i Hospitalsenhed Midt, og bevaringsværdigt materiale skal sendes videre til Statens Arkiver.

De ældste patientjournaler fra Hospitalsenhed Midts fysiske arkiver har over 100 år på bagen, mens de nyeste er fra 2011. I 2012 overgik hospitalsenheden til digitale arkiver, og en ny æra begyndte. Alting bliver derfor i dag gemt elektronisk i dag – blandt andet i en elektronisk patientjournal (EPJ).

9 kilometer hylder med gamle fysiske journaler er samlet set blevet fundet frem fra gemmerne, og der har været og er stadig et stort arbejde i gang med at gennemgå og sortere materialet.

Arkiverne overgår således fra at have fungeret som behandlingsarkiv til at blive et forskningsarkiv. Det bevaringsværdige arkivmateriale kan om 100 år bruges, hvis en forsker for eksempel ønsker at undersøge, hvordan sundhedstilstanden var før 2011.

En stor fælles indsats

- Oprydningsprojektet er en stor fælles indsats af mange forskellige ansatte i Hospitalsenhed Midt, og uden deres store engagement havde vi ikke kunnet rydde så store mængder arkivmateriale op så hurtigt. Mine mange dygtige kolleger har leveret et en fantastisk stykke arbejde, og vores mantra for oprydningen har hele tiden været, at vi ikke smider mere ud, end hvad loven tillader, siger projektleder og AC-fuldmægtig Christian Bjerrum fra Hospitalsenhed Midt.

- Vi var aldrig nået så langt med indsatsen, hvis det ikke var for samarbejdet på tværs mellem Servicecenteret, Test og Vaccination, Byggeri og Projekt, Administrationen og ikke mindst projektleder Christian Bjerrum. Der skal lyde en stor ros fra mig til alle, som har deltaget og fortsat deltager i oprydningsprojektet, supplerer Tine Joensen, der er administrationschef og chef for afdelingen COVID – Test og Vaccination i Hospitalsenhed Midt. Hun har det ledelsesmæssige ansvar for oprydningsprojektet og styrer slagets gang i et tæt samarbejde med projektlederen. 

Christian Bjerrum fortæller, at de fysiske arkiver engang holdt mange ansatte beskæftiget på hospitalerne. Arkiverne var en livsnerve i sygehusdriften, og flere personer var ansat til hver dag at hente de fysiske journaler i arkiverne og fragte dem frem og tilbage mellem afdelinger arkiverne.

Både administrative og teknisk ansatte, podere, vaccinatører og mange flere hjælper i øjeblikket med oprydningsprojektet. De har ifølge Tine Joensen leveret en kæmpe indsats, der har sikret en hurtig fremdrift i projektets udførende fase. Også ansatte fra Beredskabet i afdelingen COVID – Test og Vaccination har leveret et stort fysisk arbejde med at få smidt frasorteret arkivmaterialet ud. Det er således en stor fælles indsats, der foregår på tværs af hospitalerne.

Innovativ tilgang til oprydningen

Det vurderes, at oprydningsprojektet i HE Midt kunne have kostet omkring 10 millioner kroner, hvis de kasserede dokumenter skulle makuleres. Makulering kræver nemlig, at for eksempel plastomslag og metalklipse skal afmonteres fra arkivmaterialet.

Hospitalsenhed Midt har dog kigget til øvrige offentlige instanser for at lade sig inspirere af, hvordan de skaffer sig af med fortroligt materiale med et billigere alternativ. Løsningen er blevet den samme, som eksempelvis politiet bruger – nemlig sikkerhedsafbrænding hvor materialet pakkes i lukkede poser og derefter sikkerhedsafbrændes, som det hedder.

Vurderingen er, at oprydningsprojektet ender med at koste cirka 3,5 millioner kroner i stedet for de 10 millioner, som det kunne have kostet, hvis det skulle have været makuleret.

9 tons dokumenter i Skive sendt til bortskaffelse i løbet af én dag

Forleden fik oprydningen i Hospitalsenhed Midt et ekstra skub, da Administrationen holdt årlig oprydningsdag, og mange administrative ansatte dermed havde mulighed for at give en hånd med oprydningen i arkiverne.

På RH Skive stod 18 ansatte for oprydningsdagen, og det lykkedes dem at rydde op i cirka 40 meter hylder med patientjournaler og rydde to arkivrum for gamle og ikke-bevaringsværdige dokumenter. I Skive blev der smidt 9 tons dokumenter til bortskaffelse i løbet af en enkelt oprydningsdag. Det vil sige, at de 18 ansatte, der stod for oprydningen i Skive, hver især har været med til at bortskaffe 500 kg dokumenter pr. person. Der blev også gået mange kilometer med portørvogne og gitterbure i Skive fra arkivlokalerne i kælderen til kapellet, hvor det bortskaffede materiale bliver afhentet.

I arkivet i Silkeborg dukkede der blandt andet årsberetninger og gamle kontokort fra 1984 op i de gamle kasser på hylderne. Meget blev i løbet af oprydningsdagen gennemgået og kasseret. I Silkeborg stødte de ansatte også på spor fra arkivnisser eller drillesyge kolleger undervejs i oprydningen.

I Viborg gennemgik en flok ansatte i forbindelse med oprydningsdagen blandt andet gamle ringbind med økonomibilag, kursusansøgninger, kassebilag og meget mere. Også HR's gamle fysiske arkiver med personalesager blev gennemgået, og der dukkede også forskellige gamle fysiske genstande op undervejs i oprydningen.

På Hammel Neurocenter er der også et arkiv, hvoraf cirka 11 hyldemeter bevaringsværdigt materiale nu bliver overdraget til Statens Arkiver. I Hammel bliver et større arkiv også bevaret, da det stadig er i brug. 

Bevaringsværdigt materiale overleveres til Statens Arkiver

Det, der er vurderet som bevaringsværdigt, er sorteret fra undervejs i oprydningen og bliver overleveret til opbevaring for eftertiden hos Statens Arkiver. For eksempel gemmer Statens Arkiver gamle journaler på borgere, der er født den første dag i hver måned.

Oprydningsprojektet er fortsat i gang, og forventningen er, at finsorteringsarbejdet vil strække sig frem til august 2023. Oprydningsarbejdet foregår efter de regler, der er beskrevet i Journalbekendtgørelsen og Arkivloven.