230307-Optimeringsværksted-historie_01_1040px.jpg

Sammen med alle Administrationens medarbejdere har administrationschef Tine Joensen og HR-konsulent Stephan Sandberg-Olsen de seneste år haft målrettet fokus på at fjerne papirbunker og bøvl for at lette hverdagen for hospitalets medarbejdere og ledere. Foto: Agata Lenczewska-Madsen

08-03-2023

Nemme løsninger og mindre bøvl for hospitalets medarbejdere og ledere er ambitionen, når HE Midts administration løbende forsøger at udtænke nye digitale løsninger. Indsatsen går under navnet "Optimeringsværksted" og har til videre sparet hospitalsenheden for godt 8000 arbejdstimer.

Hvordan kan vi gøre det nemmere at være medarbejder og leder i vores organisation?

Det spørgsmål har været omdrejningspunktet, siden HE Midts administration for et par år siden for alvor satte fokus på digitalisering og optimering. Siden har medarbejdere fra alle administrationens stabe gennem det såkaldte optimeringsværksted udviklet og implementeret i alt 44 løsninger, der letter de administrative arbejdsgange i HE Midt - og spænder lige fra digitale blanketter og administrative robotter til nye arbejdsgange.

- Vores ambition er, at vi gennem optimeringsværkstedet kan udtænke nye og bedre løsninger, der understøtter vores kliniske afdelinger. Løsninger, som gør det lidt nemmere at være leder og fagprofessionel på vores hospitaler, og som frigiver tid til patienterne og til nærværende ledelse i de enkelte klinikker og afsnit, siger administrationschef Tine Joensen.

8000 sparede timer

I praksis fungerer optimeringsværkstedet på den måde, at alle administrationens stabe har pligt til at deltage i arbejdet og finde frem til optimeringsprojekter inden for deres eget ansvarsområde.

- Det er jo ikke nyt, at administrative enheder skal udvikle, men det er nyt, at vi har prioriteret indsatsen og går så systematisk til værks, som vi gør med optimeringsværkstedet. Her har vi forsøgt at fjerne alle forhindringer og undskyldninger om, at vi ikke har tid, eller at opgaven ikke er prioriteret. Nu har hver stab udpeget mindst én medarbejder, som bruger én dag hver anden uge på netop udvikling. Det vil sige, at 10 procent af medarbejderens arbejdstid er sat af til udvikling og optimering, og dét forpligter, siger HR-konsulent Stephan Sandberg-Olsen, der er tovholder på optimeringsværkstedet.

Han har under hele forløbet ført regnskab over ideer, projekter og ikke mindst resultater, og han er ikke i tvivl om, at den målrettede indsats betaler sig.

- Med de nye løsninger, har vi sparet i omegnen af 2600 timer i Administrationen og 5800 timer i vores kliniske afdelinger. Altså godt og vel 8000 timer, hvilket svarer til godt fire årsværk. Og min vurdering er, at vi kun lige står ved foden af bjerget. Efterhånden, som vi bliver bedre til at udpege projekterne og de mulige løsninger, vil vi kunne opnå endnu større gevinster, vurderer Stephan Sandberg-Olsen.

Han understreger, at gevinsterne dog ikke kun skal måles i timer og effektivisering. En del af indsatsen handler også om at skabe løsninger, der øger kvaliteten af arbejdet og medarbejdernes trivsel og arbejdsglæde.

Papirer på rundrejse

En stor del af de gennemførte projekter har fokuseret på digitalisere eller automatisere arbejdsopgaver. Robotløsninger er taget i brug, hvor det giver mening – typisk, når det handler om forholdsvis simple men tidskrævende opgaver med mange gentagelser. Og derudover har digitale løsninger gjort det af med en del papirarbejde og bureaukrati.

Det sidste gælder eksempelvis i forhold til kursusansøgninger. Her har processen tidligere været, at en medarbejder i forbindelse med ansøgning om kursus har skullet printe en blanket, udfylde den, få sin leder til at skrive den under, inden den blev sendt videre til lederens leder og derefter eventuelt retur til medarbejderen i tilfælde af manglende oplysninger. I stedet er nu udviklet en digital løsning, som sikrer korrekt udfyldelse af ansøgningen i første hug, inden den automatisk bliver sendt videre på rette vej gennem systemet. Umiddelbart en simpel løsning – men et godt eksempel på løsninger, der letter dagligdagen i de kliniske afdelinger, fortæller chefsygeplejerske Trine Agerskov fra Akutafdelingen.

- Vi har alle sammen super travlt i løbet af vores arbejdsdag, så det er en kæmpe hjælp, når der kommer sådan nogle helt konkrete og praktiske løsninger, som kan lette opgaverne for os. I forhold til kursusansøgningerne er der blevet udtænkt en enkel løsning, som gør det nemmere for vores medarbejdere men i høj grad også for vores ledere – og det er der brug for, så vi kan prioritere tiden til vores kerneopgaver, siger Trine Agerskov.

Internt korps af optimeringseksperter

For Stephan Sandberg-Olsen er målet netop at luge ud i bureaukratiet og bøvlet i hospitalsenhedens opgaver. Og vejen frem er i høj grad hospitalernes egne medarbejdere.

- Frem for at hyre en flok eksterne konsulenter har vi med optimeringsværkstedet skabt et internt korps af optimeringseksperter. Vi tror på, at det er de medarbejdere, som sidder med opgaverne i det daglige, der bedst kan få øje på, hvad der kan gøres bedre, smartere, hurtigere. Og vi har fået skabt en kultur, hvor vi tør udfordre vores egne arbejdsgange og spørge: "hvorfor gør vi egentlig sådan her", siger Stephan Sandberg-Olsen.

Ud over at lette hverdagen for de kliniske medarbejdere, har en del af projekterne også givet gevinst internt i Administrationen, konstaterer administrationschef Tine Joensen. Og også den gevinst kommer i sidste ende de kliniske afdelinger til gavn.

- For ud over at øge trivslen og opretholde en god og sund balance mellem opgaver og ressourcer i Administrationen, så betyder det også, at vi får frigivet tid til at løse andre vigtige opgaver for de kliniske afdelinger. Og det betyder igen, at vores kliniske kolleger kan bruge tiden og kræfterne på deres kerneopgaver, hvilket er vores forkromede mål med projektet, siger Tine Joensen.